sexta-feira, 1 de abril de 2016

Evernote: Guia para Iniciantes



A minha ferramenta principal de produtividade é o Evernote. Aliás, é exactamente neste programa que estou a escrever esta entrada para o blog. A grande maioria das ideias que tenho para escrever aqui, as entradas que estão a ser escritas e os desafios aos quais quero responder, estão todos organizados no bloco de notas "blog", sob várias tags e títulos. O Evernote é uma ferramenta poderosíssima para quem a sabe usar e tem vindo a ser, nos últimos 3 anos, indispensável na minha vida.

Se nunca ouviram falar do Evernote, é um software de produtividade que nos permite criar notas, agrupá-las em blocos de notas (que também podem ser agrupados em "pilhas") e editá-las sempre que for preciso. É basicamente um agregador de documentos de texto, que podem conter imagens, pdfs ou outro tipo de ficheiros, de uma forma organizada, mas flexível para cada utilizador. O Evernote não limita como agrupamos as notas, que nome lhes damos ou o que guardamos nelas. Apenas fornece um painel para nos organizarmos como melhor nos convier.

A forma mais comum de utilizar o Evernote é pelo método Getting Things Done (GTD) do David Allen, que em Portugal foi editado com o nome Fazer Bem as Coisas: A Arte de Fazer Acontecer, mas que, sinceramente, ainda não tive oportunidade de ler e, portanto, não é o método que uso, apesar de haverem milhares de entradas de blogs sobre exactamente essa forma de utilização do software. A minha conta foi adaptada a mim mesma e às minhas necessidades durante mais ou menos 3 anos e vai sendo alterada constantemente, dependo daquilo que preciso de ter. O objectivo do Evernote é estar adaptado à nossa vida, sem atrapalar ou confundir, portanto usem-no da forma mais intuitiva e fluída para vocês.

A primeira coisa a perceber do Evernote é que quanto mais nele inserirmos, melhor conseguimos depender dele. É importante ter isto em mente nos primeiros dias ou semanas em que iniciam o uso, porque, ao princípio, se não tiver nenhuma nota, parece que não serve para nada e só à medida em que vamos acrescentando conteúdo é que se torna cada vez mais indispensável. 

Para mim, em particular, é fundamental, porque sou muito, muito esquecida e, sempre que possível, gosto de criar e editar notas sobre coisas que já deveria saber (nome dos namorados e pais das amigas, prendas que me deram ou que planeio dar, lugares e datas em que os visitei, etc.) e para as quais sou constantemente chamada à atenção porque simplesmente não consigo decorar ou sequer ter alguma ideia visual do que é.

É também importante perceber que o Evernote é aquilo que fazemos dele. Para mim funciona bem como uma ferramenta de memória e é para isso que o uso na minha vida pessoal, mas tenho uma conta extra para o trabalho (porque não quero ter as notas pessoais abertas no computador do escritório), que serve maioritariamente para guardar modelos de e-mail e para arquivar documentos que precisei de enviar para a sede.

Poderia ter uma pasta com essas informações no computador, mas desta forma consigo rapidamente ter acesso a tudo, pesquisar por palavras-chave e ter uma apresentação polida e intuitiva para o caso dos meus colegas precisarem de usar os meus documentos na minha ausência. Basicamente, podemos adaptar o Evernote a qualquer situação quotidiano, onde o objectivo é ter material interactivo e facilmente acessível, agrupado por pilhas, blocos de notas ou etiquetas.

Outra questão que torna o Evernote muito prático é que é acessível em qualquer lado, com ou sem acesso à Internet, dependendo do tipo de conta que tivermos. Isto é particularmente bom quando estamos, usando o exemplo do trabalho, fora do escritório e alguém, num aperto, precisa de alguma informação que de outra forma não encontra. Podemos aceder a qualquer computador, tablet ou smartphone, entrar na nossa conta e, desde que já tenhamos a informação necessária inserida, podemos, sem restrições, alterar ou inserir conteúdo que depois será sincronizado para a nossa conta.

Por fim, o Evernote é altamente customizável e tem parcerias com várias outras aplicações. A grande vantagem disto é a automatização da informação. A principal ferramenta para isto, que também recomendo, é o IFTTT. Faz com que seja possível guardar as actualizações de estado do facebook, os tópicos mais interessantes no reddit, os e-mails mais importantes do gmail ou as fotos do instagram, entre várias outras opções, em notebooks separados no Evernote, com etiquetas diferentes. 

Para ficarem com uma ideia da forma como utilizo o meu Evernote, deixo-vos uma lista, não exaustiva (de todo), de alguns dos blocos que tenho e para que servem:

  • Beleza & Moda: ideias para maquilhagem, inspiração de roupa e informação sobre que produtos comprar
  • Hobbies: boardgames, ponto de cruz, fotografia e geneologia
  • Educação & Trabalho: anexos para o currículo, documentos de conferências, apontamentos da licenciatura e do mestrado, documentos criados por mim no trabalho, notas do estudo que tenho feito de italiano e de matemática
  • Comida: dicas de nutrição, infographics sobre quando comprar fruta ou como fazer as medições para bolos, receitas e ideias para festas
  • Food for Thought: quando acho que um artigo é interessante o suficiente para reler, guardo-o aqui por completo ou aponto o link
  • Futuro: casa, filhos (confesso que aqui até o uso mais para juntar ideias para a colónia de férias em que participo todos os anos), decoração...
  • Música: playlist para festas se eu fosse um DJ (uma rapariga pode sonhar...)
  • Projectos: voluntariado e afins
  • Viagens: locais que queria visitar e planos para férias

Com perto de 2000 notas não está aqui tudo, no entanto, ficam a perceber a capacidade organizacional do Evernote. É verdadeiramente a minha mente fora do corpo e facilita infinitamente a minha vida.


2 comentários:

  1. Não conhecia! Estou agora a entrar no mundo das aplicações de organização e produtividade e esta é sem dúvida uma a explorar. Como tenho várias coisas diferentes para fazer (trabalho/blog/projectos/tudo o resto) parece-me que pode dar imenso jeito. Sou como tu, muito esquecida - e não é por mal! Simplesmente tenho sempre imensa coisa na cabeça :p Vou explorar a aplicação!

    Aonde (não) estou

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    1. Se não conhecias tens de experimentar! É fantástico. É sinceramente o meu cérebro fora do corpo e fica cada vez melhor com a maior quantidade de coisas que lá pões.

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