sexta-feira, 6 de maio de 2016

As 3 regras do back-up

Se ainda não tiveram algum problema com um disco externo, um computador que pifou com uma tempestade ou uma conta na nuvem para a qual já não se lembram da password ou que formataram em querer, estão com sorte. A maioria das pessoas que trabalha com computadores no dia-a-dia já passou por uma destas situações e a verdade é que é muito frustrante porque a culpa de perdermos documentos ou fotos é totalmente nossa. Já não há desculpa para não estarmos 100% descansados que os nossos ficheiros estão protegidos.

Eu já passei por um desses problemas, por isso sei como é desesperante, especialmente porque foi na era pré-facebook em que, como a fotógrafa designada pelo grupo, era eu a detentora da maioria das fotos dos meus amigos e de vários documentos pessoais dos primórdios do Windows. Lembro-me perfeitamente que fiquei extremamente triste porque aconteceu no dia antes aos meus anos, quando os meus pais me iam dar... o meu primeiro disco externo. O meu computador deixou de funcionar, levei com o infame Blue Screen of Death e houve vários ficheiros que nunca mais recuperei.

Claro que nestas coisas nem sempre está tudo perdido. Temos sempre a opção de pagar dezenas ou centenas de euros para um dos mágicos da informática nos tentar reaver alguns dos ficheiros, mas a verdade é que, muitas vezes, o que está perdido está perdido e se não houve um back-up anterior não há nada a fazer. É por isso que estou a criar este post, como forma de prevenir problemas e alertar para a importância de tratar os back-ups como a rede de protecção que são.

  1. Primeira regra: devem existir sempre 3 cópias de todos os ficheiros importantes. Isto vai contra a ideia de que o minimalismo é ter o menos possível de coisas. No meu caso, penso no minimalismo como uma forma de ter paz de espírito e seguir esta regra garante-me de que nunca me vou sentir frustrada ou triste por perder as 100 fotos das férias de Verão.

    O truque é não guardar tudo no mesmo sítio: uma cópia deve estar num lugar próximo de nós (disco externo no armário do escritório ou na gaveta da secretária), uma cópia deve estar online para poder ser acedida em qualquer lado (pessoalmente uso o DropBox para documentos e o ShoeBox para fotos) e uma cópia deve estar fora de casa para evitar roubos ou emergências em casa (na casa dos pais, no banco, no trabalho).

  2. Segunda regra: os back-ups são para se fazer periodicamente. Apontem no calendário, criem um alerta, como preferirem, mas se estão com medo de perder algum ficheiro é porque ele é importante suficiente para tirarem 5 minutos do vosso dia a protegê-lo. Podem trocar de disco externo local e o remoto a cada back-up, ou seja, actualizam o que têm em casa e quando forem ao outro local (casa dos pais, etc.) levam esse e trazem o outro. Reparem que as vossas necessidades podem nem ser de um disco externo gigante, com 1548GB de memória; por vezes basta uma pequena pen com documentos e fotos mais importantes.

  3. Terceira regra: ter sempre instalado software de recuperação de documentos. Por vezes nem é o PC que estoura ou o disco externo que tem ficheiros corruptos, é que nós apagamos os documentos, pela nossa própria mão e parvoíce, porque não estamos a prestar atenção. Nesse caso, recomendo o Recuva: um software de recuperação de dados que pode ajudar com discos externos e internos, leitores de mp3 e cartões de memória. Não precisam de usar este programa (eu gosto porque sou fã do irmão, o CCleaner), mas aconselho vivamente a terem uma destas ferramentas sempre instalada nos nossos computadores.
Como já perceberam, há vários programas que recomendo neste post. Segue abaixo a lista mais detalhada dos websites de cada um (e outros), para poderem decidir por vocês quais as melhores opções na vossa vida:

  • DropBox: 2GB, muito fácil de usar e já é conhecido pela maioria dos internautas, apesar de ter uma capacidade tão limitada de armazenamento;
  • Google Drive: 15GB, mas está incorporado em todas as outras contas da Google, o que pode ser um problema em termos de segurança (damos demasiada informação à empresa) e utilizamos já o espaço em outros serviços, como o e-mail ou o blog;
  • OneDrive: 5GB, anteriormente era de 15GB e era o meu serviço preferido para partilhar fotos, mas com esta alteração acho que deixa de compensar usá-lo;
  • ShoeBox: armazenamento infinito para fotos (por 50€/ano, passamos a ter mais alguns benefícios, como a possibilidade de armazenar também vídeos), mesmo em alta definição, com um layout muito sofisticado e óptimo apoio ao cliente;
  • Evernote: pago ou de graça, o Evernote é a minha ferramenta de produtividade preferida e, neste caso, também é de armazenamento, já que guardo todos os textos do blog onde os escrevo, que é no Evernote, bem como vários PDFs importante que podem, na versão paga, serem facilmente pesquisados e anotados.
  • Box: com a possibilidade de integrar com várias aplicações, a Box oferece 10GB de armazenamento e foi dos primeiros softwares do género que descobri.


E vocês, leitores, o que usam para fazer o back-up dos vossos ficheiros? Há alguma dica que queriam partilhar?

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