Tenho a minha conta no gmail há mais de uma década. Tinha 15 anos quando consegui o convite para me registar (para quem é novo nestas andanças, em 2005 o gmail não era acessível a toda a gente, era só por convite de amigos ou por pedido à Google) e desde essa altura que fui acumulando e-mail atrás de e-mail que simplesmente já não tenho muito interesse manter. Alguns nunca houve interesse em manter, mas a apatia no que toca à organização online é um mal que me atingia como o faz a milhões de pessoas, e as coisas vão-se acumulando porque simplesmente nunca há o cuidado em as apagar.
Estou a falar de e-mails de passatempos, de newsletters de 2007 que não lemos na altura e certamente nunca o iremos fazer, de e-mails em cadeia com piadas/histórias tristes/avisos falsos que os nossos amigos ou familiares no enviavam sem confirmar a sua veracidade (e mesmo que fossem verdadeiros, raramente me importava), e-mail de passwords que estavam perdidas e às quais precisamos de fazer o reset (7 vezes para a mesma conta em 6 anos diferentes), etc. etc. etc. Decerto que há milhares de exemplos de e-mails que deveríamos ter apagado imediatamente mas tivemos preguiça ou automaticamente temos a sensação de que não podemos ficar sem ele, mesmo quando não são, de todo, importantes.
É por isso, por ser culpada desta prática durante mais de uma década, que recentemente decidi organizar o meu e-mail.
Pessoalmente incomodava-me estar a olhar para uma caixa de correio sem qualquer organização. Apesar de ter o cuidado de manter sempre só visíveis 10 e-mail na caixa de entrada de cada vez, ficava ansiosa sempre que olhava para a minha conta, por por trás daquela seta à direita, estavam milhares de e-mails que nunca mais ia ler. Eu não queria, nem quero, chegar ao ponto máximo (como dizem) da organização de um e-mail, a chamada inbox zero, onde não temos quaisquer e-mails na caixa de entrada e fica tudo vazio e limpo. Posso preferir esse tipo de organização noutras partes da minha vida digital (o exemplo que logo me vem à cabeça é a pasta de downloads, que odeio ter cheia porque dá-me comichão poder ter lá um .exe escondido. Manias.), mas no que toca ao e-mail só quero é uma coisa: facilidade de pesquisa.
O que fiz, então, para organizar a minha conta de e-mail?
Primeiro passo: a primeira regra da organização da tralha digital, como já falei antes, é apagar primeiro aquilo que não interessa. Não vamos organizar lixo, por isso temos de, com paciência, passar umas horas ou dias ou o que for, a limpar tudo o que conseguimos ou podemos ou queremos e deixar apenas os e-mails que são importantes e que, de facto, merecem o espaço que ocupam na nossa caixa de correio. A verdade é que 99% dos e-mails que temos arquivados nunca mais vão ser abertos, mas ficamos sempre com a ideia de que, "um dia", "talvez" , "se for preciso", vamos ter de pesquisar qual o dia em que compramos aquela massagem, ou que o nosso amigo nos enviou aquele PDF para jogar Dungeons&Dragons, ou que a nossa professora do secundário nos reencaminhou o poema preferido dela de Pessoa. Eu sei que é difícil e não estou a pedir para apagarem esse tipo de e-mails, porque claramente estão investidos emocionalmente o suficiente para se lembrarem deles, mas há muitos milhares de outros que devem pagar primeiro antes de organizar os restantes. Comecem por isso.
Eu tenho sorte e já uso etiquetas há alguns anos, o gmail tem coisas porreiras como essa, e, por isso, é mais fácil para mim ir percorrendo etiquetas como "comentários do livejournal" ou "comissão de acompanhamento da faculdade" e afins, criadas numa altura em que eu pensava que quanto mais compartimentalizadas estavam as coisas mais organizadas elas eram, e simplesmente apagar todos esses e-mails ou movê-los para uma pasta mais abrangente, que não me tire espaço mental e agrupe todos os e-mails parecidos. Isto leva-me ao segundo passo...
Segundo passo: criar uma forma de organização simples e intuitiva, que tenha em consideração que os e-mails são todos pesquisáveis sem quaisquer etiquetas ou pastas ou categorias e que facilite ver e-mails semelhantes todos de uma vez.
O que é que eu quero dizer com isto? Os meus e-mails da faculdade, por exemplo, estavam todos divididos em várias etiquetas: erasmus, comissão de acompanhamento, russo, tutorandos, etc., mas como a probabilidade de eu, 5 anos mais tarde, ir procurar por aqueles tópicos em específico é minúscula, e as etiquetas que agrupavam esses e-mails que vinham, na sua maioria, da mesma pessoa/conta (erasmus = universidade estrangeira, russo = professora, tutorandos = departamento x da faculdade, etc.), posso simplesmente agrupar tudo numa única etiqueta com o nome da faculdade e, se precisar de encontrar só os e-mails da minha aula de russo, posso procurar pelo e-mail da minha professora e aparecem todos de uma vez.
Neste momento tenho cinco grandes categorias de etiqueta:
- Vida Pessoal, com 6 sub-etiquetas como Finanças, Amigos ou Viagens
- Trabalho, com 4 sub-etiquetas como Workshops ou CV
- Projectos, com 7 sub-etiquetas dos vários projectos de voluntariado a que pertenço ou já pertenci
- Internet, com 7 sub-etiquetas como Registos, Blog ou Fandoms
- Educação, com 6 sub-etiquetas como Secundário ou Mestrado
O meu principal pilar nesta re-estruturação do meu e-mail foi tentar agrupar os e-mails de forma intuitiva e não-redundante. Se eu criar uma etiqueta onde todos os e-mails só vêm de uma pessoa e essa pessoa só me envia e-mails sobre um assunto, não faz sentido criar uma etiqueta para isso: basta procurar pelo endereço de e-mail da pessoa e está lá tudo. Faz-me mais sentido agrupar esses e-mails com outros parecidos dentro da mesma área para que, quando precisar de ter uma ideia geral daquilo que fui recebendo em termos de Educação ou Voluntariado ou Certificações para o CV, está tudo organizado sem grandes problemas ou exclusões.
Passo final: nunca deixar de re-avaliar a forma como a nossa vida está organizada. O que hoje é pertinente daqui a um mês ou um ano pode não ser. Durante os anos de faculdade fazia-me muito sentido ter muitas etiquetas para as diversas disciplinas porque todos os e-mails que recebia vinham de professores diferentes (por exemplo: tive vários níveis da mesma cadeira 3 anos e 2 professoras diferentes, havia e-mails que tinha de estar agrupados mais minuciosamente neste caso para que fosse fácil de encontrar tudo o que me tinha sido enviado) e fazia muito sentido na altura. 5 anos depois, posso agrupar tudo sob "Licenciatura" e não pensar duas vezes sobre isso. Se forem precisos no futuro, não há problema, a pesquisa a pesquisa demora só mais uns minutos, mas no dia-a-dia, que é quando realmente importa, está tudo organizado e funcional.
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