sexta-feira, 25 de março de 2016

O segredo da produtividade: uma secretária limpa



Para a maioria de nós, 90% do nosso trabalho é feito à frente da secretária. Seja em casa ao fim da tarde ou todos os dias, toda a gente acaba por ter de usar a secretária, em casa ou no trabalho, para organizar documentos, escrever memorandos, fazer apontamentos ou simplesmente para fazer pesquisa ao computador. Cada vez mais, uma secretária limpa é sinal de uma mente organizada e, quer queira quer não, é mais produtivo se estiver num ambiente sem tralhas e sem papéis desnecessários.

Isto é particularmente importante para os estudantes que preferem estudar em casa: optar por um local perto de uma janela, onde a secretária possa estar iluminada e o trabalho seja fácil de organizar é um enorme salto para maior produtividade. Alguns estudantes preferem estudar fora de casa, nas bibliotecas ou cafés e-learning, mas aqueles que ficam no seu quarto, escritório ou sala vão com certeza beneficiar de algumas destas dicas de como criar e manter uma secretária limpa.
  1. Seja realista: a verdade é que não vai precisar de ter em cima da secretária as 20 canetas que tem no suporte, nem os recibos de um casaco que vai trocar este fim-de-semana. Ponha-os nos seus lugares (os recibos na carteira para não se esquecer ou arquivados na devida pasta, as canetas numa gaveta de materiais de escritório) ou então deite-os fora.
  2. Crie um sistema de arquivação: Se não estiver a trabalhar num projecto, guarde-o no seu sítio. Pode optar por uma pasta perto da sua secretária ou por um arquivo metálico com gavetas no canto da secretária. O importante é, no fim do dia, quando acabar de trabalhar no projecto ou de estudar aquela cadeira, arrumar tudo. Desta forma, quando no dia seguinte voltar à tsua secretária, sentes-se mais motivado e pronto para continuar o trabalho sem ter de arrumar papéis do dia anterior.
  3. Nunca deixe para amanhã o que pode limpar hoje: Se seguiu os dois passos em cima, torna-se muito mais fácil manter a secretária limpa e organizada. Simplesmente nunca vai ter muita coisa em cima dela. Se um dia for mais atarefado e os papéis acumularam-se, tente fazer o esforço de 2 minutos de os arquivar ou, pelo menos (menos menos menos), pô-los num montinho arranjado ao canto, para amanhã poder começar o dia calmamente e sem stresse adicional por causa de acumulação de tralha.

Este ano estou a fazer o esforço de manter tudo organizado, com muito espaço vazio para não me encher os olhos da mente logo à entrada da porta do quarto. Parece que fico muito mais calma só de saber que posso simplesmente pousar a carteira ou o livro em cima da secretária nem ter de mexer coisas de uma lado para o outro ou ter de fazer acrobacias para acertar no único, minúsculo buraco vazio do topo da secretária.


E vocês? Conseguem manter a secretária vazia? Vão fazer o esforço este ano? às vezes basta começar com estipular o prazo de uma semana sem tralha. Pequenos passos...





3 comentários:

  1. Eu também fico muito mais calma se tenho não só a secretária, como também a mesa da cozinha ou outras superfícies limpas! Meu marido adora a secretária dele limpa, assim como adora que eu faça os 5 minutinhos rápidos diários de confirmação se a secretária está "clean". É para mim um sentimento de gratidão conviver com alguém que também se identifica com superfícies lisas!

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  2. Confesso que não sou uma pessoa naturalmente organizada. O meu namorado é muito mais do que eu, mas estou a fazer um esforço enorme nos últimos meses e ao destralhar a casa, é mais fácil pô-la organizada, porque simplesmente há menos coisas para organizar!

    Se antes era preciso uma tarde, 3 gruas e uma garrafa industrial de líquido de limpeza para arrumar o quarto, agora 2/3 minutos bastam porque só acumularam as coisas do dia de hoje e está tudo limpo e organizado :)

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  3. Sou uma pessoa bastante organizada mas a secretária, apesar de enorme, está sempre cheia. Bem tento reduzir ao mínimo mas mal a limpo lá vêm mais livros e papéis. No entanto adoro quando está organizada e quando sei que vou passar uma boa parte do dia à secretária a primeira coisa que faço é arrumar tudo - caso contrário nem consigo pensar. O segredo é como dizes, não acumular e ir organizando com regularidade.

    Aonde (não) estou

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